Privacy verklaring

Surplus²

In deze privacyverklaring lees je over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

Surplus houdt zich voor de verwerking van uw persoonsgegevens aan de verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (‘GDPR’); en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (‘kaderwet’).

Surplus² is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in de privacyverklaring. Wij gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou hebben verzameld, als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens, neem dan gerust contact op via hanna.debaecke@netwerkkwadraat.be.

Van wie verzamelen we gegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van betrokkenen.

Met betrokkenen bedoelen wij:

Gebruikers van de website
Deelnemers van cursussen
Lesgevers

Met persoonsgegevens bedoelen wij:

Gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is.

Je deelt persoonsgegevens met ons als je deelnemer of lesgever bij ons bent of als je contact met ons hebt (bijvoorbeeld bij info-aanvragen of door inschrijving op onze nieuwsbrief).

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Om te kunnen deelnemen aan vormings- en andere activiteiten van Surplus² en partners (zoals omschreven bij de specifieke activiteit);
Om elektronische nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen;
Om je op de hoogte te brengen van mogelijke wijzigingen van uw inschrijving;
Om (project)subsidiëring te bekomen;
Om enquêtes te verwerken en evaluaties te maken;
Om de administratie van lesgevers in orde te brengen (aanmaken contracten, uitbetalen vergoedingen, contactgegevens, … )

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Gebruikers van de website, deelnemers.
Als je een deelnemer bent, dan registreren wij voornaam, naam, postadres, mailadres en telefoonnummer(s), code gerechtigde van de mutualiteit. Deze gegevens hebben wij nodig om de inschrijving in orde te kunnen maken en om de betaling te kunnen koppelen aan de juiste persoon. Na de inschrijving sturen we een bevestigingsmail. Op die manier weet je dat je correct ingeschreven bent. Op de bevestigingsmail vindt je bovendien ook de betalingsgegevens terug. Wanneer je de deelnameprijs overschrijft via de bank, dan houden wij ook het nummer van de bankrekening bij. Dit doen we om vlot je deelname terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden.

Onze organisatie houdt geen zgn. ‘gevoelige gegevens’ bij.

Lesgevers van activiteiten
Als je een lesgever bent dan registreren wij voornaam, naam postadres, mailadres, telefoonnummer(s), BTW nummer en facturatieadres, titel van beroep en werkgever (indien je dit in het kader doet van één van onze organisaties), mogelijke kwalificaties of competenties die van tel zijn bij het geven van de cursus. Dit alles in het kader om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.

Onze organisatie houdt geen zgn. ‘gevoelige gegevens’ bij.

Je wordt verwacht een fiche in te vullen waarbij we aantal zaken bevragen (bv. mogelijke titel van vorming, wetenschappelijke evidentie) in het kader van de geplande vorming. Je wordt verwacht een samenwerkingsovereenkomst en geheimhoudingsclausule te ondertekenen vooraleer de geplande vorming van start gaat.

Gebruikers van de website, deelnemers en lesgevers van activiteiten:

Voor enquêtes of deelnames aan projecten, is er steeds een “informed consent” waarin de nodige afspraken worden vastgelegd.
I.v.m. het gebruik van informatie m.b.t. marketingdoeleinden:
we verzamelen data i.v.m. potentiële alsook effectieve deelnemers of mogelijke toeleiders (verwijzers) met het oog op marketing, verzenden van mailings of nieuwsbrieven, het realiseren van social media berichten, organiseren van events voor doelgroepen.
Het maken en gebruiken van beeldmateriaal met herkenbare personen, gebeurt steeds conform de wetgeving, dus met medeweten en toestemming van de betrokkene.
Monitoring van de IT systemen gebeurt met gerechtvaardigd belang en heeft als doel de goede werking van de systemen te kunnen blijven garanderen waarbij anomalieën in gebruik worden geanalyseerd, met het oog op beveiliging.
Video-conference communicatiemiddelen zoals Microsoft Teams, Zoom of andere alternatieven worden gebruikt voor communicatiedoeleinden en vorming. Deze gesprekken kunnen worden opgenomen door één van de deelnemers of lesgevers. Bij de start van de vergadering wordt dit bevraagd, indien van toepassing.
Verwerken van cookies: we verwijzen naar het afzonderlijk cookiebeleid voor meer informatie. We verzamelen en verwerken gegevens met het oog op de beveiliging van onze website(s) en garantie van goede werking. Het grootste deel van de informatie is via de websites beschikbaar zonder de noodzaak om jouw persoonsgegevens te vragen of te verzamelen. Bepaalde persoonsgegevens zoals onder meer cookies worden aangewend voor de samenstelling van onze gebruikersstatistieken en voor de beveiliging en verbetering van onze websites.

De rechtsgrond voor deze verwerking is toestemming (voor de meeste cookies). Er wordt geen verantwoordelijkheid gedragen voor websites van mogelijke partnerorganisaties. Deze specifieke websites hebben een eigen privacyverklaring.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van ons samenwerkingsverband Surplus².
Bij niet-betaling van een factuur, ondanks aanmaningen, kan de factuur samen met de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder, om ze via de gerechtelijke weg te innen.
De gegevens die Surplus² ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v Combell.

De e-mail van Surplus wordt gehost bij Combell.

Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Combell.

De website en back-ups van de website worden gehost bij Combell. Gegevens die jij achterlaat op de website, zijn op de servers van Combell opgeslagen.

De nieuwsbrieven worden verzonden met de eigen website binnen ForkCMS. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen ForkCMS.

Welke rechten kan u uitoefenen als betrokkene?

Recht op informatie
Surplus² heeft de plicht jou te informeren over welke persoonsgegevens er verwerkt worden.
Recht op inzage en kopie van uw gegevens
Je hebt recht op inzage of een afschrift vragen van de gegevens zoals ze bewaard worden in ons administratief systeem.
Recht om je voorkeuren aan te passen
We houden je regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wil u dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee je kan afmelden of je voorkeuren aanpassen.
Recht op verbetering of aanvulling
Je kan verzoeken de eigen gegevens te verbeteren of aan te vullen indien de gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake zijn.
Recht op gegevenswissing of schrapping
Dit recht kan enkel uitgeoefend voor zoverre zij de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt (bv. boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen).
Je kan als deelnemer niet ‘vergeten’ worden, zolang er nog activiteiten zijn waarvoor u ingeschreven bent.
Bent u een lesgever, dan betekent dit dat je gegevens niet gewist kunnen worden zolang er met onze organisatie een contractuele verbintenis is.
Recht op verzet
Je hebt het recht om te verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen (tenzij wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van je inschrijving voor een opleiding).
Recht om klacht in te dienen inzake bescherming persoonsgegevens
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

BIJ WIE KAN JE JE RECHTEN UITOEFENEN OF JE VRAGEN STELLEN OVER ONS PRIVACY BELEID?

Als je jouw rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je ons contacteren via de coördinator hanna.debaecke@netwerkkwadraat.be